Hvis virksomheden skal opsige en medarbejder, er det vigtigt at starte med at udarbejde en ordentlig og korrekt opsigelse, der både opfylde reglerne og tager højde for, hvad der er aftalt i ansættelseskontrakten. Opsigelsessituationen er sjældent nem for hverken virksomhed eller medarbejderen, og hvis opsigelsen er fyldt med fejl eller mangler væsentlige oplysninger, vil det øge usikkerheden og derfor også tit risikoen for, at situationen eskalerer på en uheldig måde.
Hvis medarbejderen er funktionær, skal opsigelsen være skriftlig. Kravet om skriftelighed er dog ikke et gyldighedskrav men har virkning som en såkaldt bevisbyrderegel. Har virksomheden opsagt en medarbejder mundtligt, vil det derfor også være virksomheden, der kan kunne dokumentere, at opsigelsen rent faktisk blev gennemført.
Jeg anbefaler altid, at der laves en skriftlig opsigelse. Hvis opsigelsen samtidig oplister de praktiske forhold om løn i opsigelsesperioden, eventuel fratrædelsesgodtgørelse (størrelsen og tidspunktet for udbetalingen), håndtering af personalegoder som bil, telefon, computer og Internet i opsigelsesperioden, oplysninger om hvorvidt medarbejderen skal arbejde i opsigelsesperioden, håndtering af ansættelsesklausuler, bonus o.s.v. kan den skriftlige opsigelse være en efterfølgende hjælp til medarbejderen, der måske ikke under selve opsigelsessamtalen fangede alle de små og store detaljer.
Hvis ansættelsesforholdet hører under det offentlige område, skal der gennemføres en partshøring, der opfylder betingelserne i forvaltningsloven, før opsigelsen kan gennemføres.
Det er ikke nødvendigt at skrive en begrundelse i opsigelsen, men er medarbejderen funktionær har han/hun krav på at få udleveret en skriftlig begrundelse, hvis der anmodes om det. Ofte vil en medarbejder, der er medlem af en A-kasse, få brug for en begrundelse til dokumentation for, at medarbejderen ikke selv var skyld i opsigelsen.
Hvis der udleveres en begrundelse, er det vigtigt, at den er rigtig. Selvom man som arbejdsgiver kan fristes til at hjælpe med en medarbejder med en begrundelse, der sikrer, at medarbejderen kan få dagpenge uden karantæne, bør begrundelsen stadig være den reelle. Det vil være svært på den ene side at fastholde, at opsigelsen er sagligt begrundet i medarbejderens mangelfulde performance og på den anden side attestere i forhold til en A-kasse, at opsigelsen skyldes “omstruktureringer”.